Respuesta cortaUna política de uso de IA dice en una página qué herramienta está aprobada, qué datos se pueden usar, cómo anonimizar un documento y cuándo una persona debe revisar el resultado. La forma más simple de explicar los datos es un semáforo: verde se usa, amarillo se anonimiza y rojo nunca se sube. Abajo está la plantilla completa para copiar.
Por qué tu empresa necesita una
Si el equipo ya usa IA sin reglas, cada persona decide qué sube. Una política corta evita los dos errores más comunes: subir datos que no se debían compartir y usar un resultado sin revisarlo. También resuelve una pregunta práctica: con qué cuentas se trabaja.
La plantilla
Copia el texto y reemplaza lo que está entre corchetes. Escríbela con el equipo, no para el equipo: las reglas que el equipo ayuda a escribir se cumplen más.
Política de uso de IA de [EMPRESA]
Versión: [1.0] · Fecha: [FECHA] · Responsable: [NOMBRE Y CARGO]
1. Para qué sirve esta política
Esta política dice cómo usa el equipo la IA en su trabajo diario. Protege los datos de la empresa, de los clientes y de los empleados.
2. Herramientas aprobadas
- Aprobada: [HERRAMIENTA Y PLAN], con la cuenta de trabajo que entrega la empresa.
- No aprobado: usar cuentas personales de cualquier herramienta de IA para trabajo de la empresa.
- Conectores: solo los que aprueba [RESPONSABLE], con los permisos mínimos que necesita cada tarea.
3. El semáforo de datos
| Color | Regla | Ejemplos |
|---|---|---|
| Verde | Se usa sin cambios | Información pública, plantillas, borradores propios, procedimientos internos sin datos personales |
| Amarillo | Se anonimiza antes de usarlo | Nombres y datos de contacto de clientes, cifras financieras no publicadas, contratos, hojas de vida |
| Rojo | Nunca se sube | Contraseñas y claves de acceso, números de tarjetas y cuentas bancarias, documentos de identidad, datos de salud, salarios individuales, procesos disciplinarios, documentos que un contrato prohíbe compartir |
Si no sabes el color de un dato, trátalo como rojo y pregunta a [RESPONSABLE].
4. Cómo anonimizar un documento amarillo
- Cambia los nombres de personas por su rol: "el cliente", "la coordinadora".
- Cambia los nombres de empresas por una letra: "Cliente A", "Proveedor B".
- Borra números de documento, teléfonos, correos y direcciones.
- Redondea las cifras cuando el valor exacto no importa para la tarea.
- Guarda la versión anonimizada con un nombre nuevo. No subas el original.
5. Revisión humana obligatoria
Una persona revisa y aprueba el resultado antes de usarlo en estos casos:
- Decisiones sobre personas: selección, evaluación, ascensos o despidos.
- Documentos que salen de la empresa: propuestas, correos a clientes, informes a entidades.
- Cifras financieras que se usan para decidir o que se reportan.
- Contratos y textos con efectos legales.
La IA puede equivocarse. Quien usa el resultado es responsable de verificarlo.
6. Si algo sale mal
Si subiste un dato rojo por error, o un resultado causó un problema, avisa a [RESPONSABLE] el mismo día. El objetivo es corregir rápido, no buscar culpables.
7. Revisión de esta política
[RESPONSABLE] revisa esta política cada [6 meses] o cuando cambien las herramientas.
Aprobada por: [NOMBRE Y CARGO] · Fecha: [FECHA]
Cómo adaptarla a tu empresa
- Pide a cada área 2 ejemplos por color. Así la tabla habla de sus documentos reales.
- Revisa la ley de tu país. En Colombia, los datos sensibles de la Ley 1581 de 2012 (salud, biometría, orientación política o religiosa, entre otros) van en rojo.
- Pide a TI que confirme la configuración de privacidad y de retención de datos del plan que usa la empresa. Si aún no lo eligieron, lee Claude Pro, Team o Enterprise.
- Pide al área legal que la revise antes de aprobarla. Esta plantilla no es asesoría legal.